DGI

Stærk forankring og sikker implementering af Copilot hos DGI

”Vi kunne se, at flere og flere af vores medarbejdere selv var gået i gang med at bruge AI-værktøjer, fx ChatGPT. Vi ønskede ikke en ukritisk brug af AI-værktøjer – i stedet skal vi træne vores medarbejdere i at bruge værktøjerne til de gode use cases.”

Sådan indleder Martin Holmqvist Olsson fortællingen om DGI’s AI-rejse, der for alvor tog fart i løbet af foråret 2023. Udover at være afdelingschef i DGI Nordsjælland er Martin Holmqvist Olsson medlem af DGI’s nationale, digitale styregruppe og DGI’s AI-gruppe, hvor han har en strategisk, taktisk og operationel rolle.

Branche:

General Business

Vi leverede:

Digitaliseringsrådgivning

Teknologi:

AI

Stærk forankring internt hos DGI: AI-politikken er grundpillen

Copilot-projektet har helt fra starten været stærkt forankret internt hos DGI. I løbet af efteråret 2023 forelå første version af DGI’s AI politik på nationalt plan, og i foråret 2024 faldt valget af Copilot på plads.

AI-politikken har været et vigtigt fælles fundament for arbejdet med ansvarlig brug af AI. Her har DGI blandt andet forholdt sig til etik, datasikkerhed og konkrete retningslinjer for, hvornår AI giver mening at bruge – og hvornår det ikke gør.

”I vores AI-politik har vi gjort os mange overvejelser om etik. Vi har holdt webinar i vores AI-politik for alle medarbejdere, hvor vi ikke kun har forklaret AI-politikken, men også har fortalt om de overvejelser, vi har stået overfor, og hvorfor vi har truffet de valg, vi har.”

Martin Holmqvist Olsson, Afdelingschef, DGI Nordsjælland

Samtidig har DGI været tydelige om, at Copilot ikke er svaret på alt. I mange tilfælde kan AI hjælpe med at skabe overblik, formulere udkast eller kvalificere en proces, men der er også opgaver, hvor det ganske enkelt giver bedre mening at eksekvere selv.

Hvordan træner man 600 medarbejdere?

DGI ønskede at udnytte den generelle interesse for AI til at komme hurtigt i gang og nå bredt ud i organisationen. Men med ca. 600 medarbejdere krævede det en gennemtænkt tilgang til onboarding og træning.

Løsningen blev at implementere Copilot som en tretrinsraket i tæt samarbejde med Mjølner.

Først mødtes DGI’s Copilot trainer-gruppe, bestående af fem kolleger og Martin Holmqvist Olsson, med Mjølner for i fællesskab at beslutte, hvordan onboarding og træning skulle gribes an. Mjølner trænede først trainer-gruppen, og på baggrund af deres feedback blev formatet justeret.

Herefter blev de første workshops afholdt for ca. 50 first movers. Mjølner deltog på den første workshop, hvorefter trainer-gruppen selv kørte de næste workshops.

Tredje rul omfattede workshops i hele landet for de resterende medarbejdere.. Her afholdt trainer-gruppen workshops sammen med de lokale first movers, som efterfølgende fik ansvar for at være superbrugere lokalt.

“Mjølner’s gode kendskab til Microsofts roadmap har været vigtigt – de har kunnet hjælpe os til at prioritere i, hvad vi skal træne medarbejderne i hvornår.”

Martin Holmqvist Olsson, Afdelingschef, DGI Nordsjælland

Alt, hvad vi prompter i Copilot, bliver i vores tenant

Datasikkerhed har været et centralt tema i DGI’s implementering af Copilot. På workshops har et af de typiske spørgsmål været, om medarbejderne kan komme til at skrive noget forretningsfortroligt, som efterfølgende kan ende i de forkerte hænder.

Her har DGI haft brug for et klart svar. Med Copilot har de valgt et AI-værktøj, hvor Microsofts sikkerhedsmodel giver en tydelig ramme for håndtering af data.

”Et af de typiske spørgsmål, der er blevet stillet på vores workshops, har fx været, om man kan komme til at skrive noget forretningsfortroligt, som kan komme i hænderne på de forkerte via Copilot. Her er det godt, at vi med fast stemme kan afvise den risiko. Svaret fra Microsoft er helt klart: Alt, hvad vi prompter i Copilot, bliver i vores tenant,” siger Martin Holmqvist Olsson.

Det har været vigtigt for DGI at kunne skabe tryghed omkring brugen af AI. Når medarbejderne kender rammerne, bliver det nemmere at bruge værktøjet ansvarligt og med den nødvendige kritiske sans.

Databaseret tilgang til implementering og brug af Copilot

I implementeringen og brugen af Copilot arbejder DGI databaseret. De ved, at medarbejderne bruger meget tid i Outlook, Teams og Word, og derfor har det været oplagt at starte netop dér.

Copilot bliver blandt andet brugt til at komme hurtigere i gang med mødereferater, skabe overblik i kommunikation og lave første udkast, som medarbejderne kan arbejde videre med.

DGI har arbejdet databaseret med adoptionen og har haft fokus på, at brugen af Copilot også skal følges af tilfredshed. For DGI skal adoption og tilfredshed gå hånd i hånd. Det giver ikke værdi, hvis mange bruger Copilot, men ikke oplever, at værktøjet hjælper dem i hverdagen.

Om kunden

DGI er en idrætsorganisation med flere end 6.700 lokale idrætsforeninger, der tæller over 1,8 millioner idrætsudøvere. DGI arbejder målrettet for at styrke motion og breddeidræt i Danmark.