DGI

Personaliserede use cases gør brugen af Copilot konkret

Da DGI i foråret 2023 for alvor begyndte at undersøge mulighederne med generativ AI, var målet ikke at implementere teknologi for teknologiens skyld. Organisationen ønskede at skabe konkret værdi i medarbejdernes hverdag – og det krævede en tilgang, hvor Copilot blev koblet til de opgaver, medarbejderne allerede løste.

Branche:

General Business

Vi leverede:

Digitaliseringsrådgivning

Teknologi:

User experience, AI

”Vi har bevidst valgt at tage simple use cases og implementere dem først. Kan vi så få 70 % af brugerne til at implementere disse, er vi nået langt – så er vi i gang, og brugerne oplever værdien af de gode use cases,” fortæller Martin Holmqvist Olsson.

Martin Holmqvist Olsson er afdelingschef i DGI Nordsjælland og medlem af DGI’s nationale, digitale styregruppe og AI-gruppe. Han var dybt involveret i DGI’s strategiske, taktiske og operationelle arbejde med at udarbejde organisationens AI-politik og implementere Copilot som AI-værktøj på nationalt plan.

Helt fra starten var DGI tydelige om, at Copilot krævede træning, og at effekten ikke nødvendigvis kom fra dag ét. Som Martin Holmqvist Olsson beskriver det, minder det om idrættens verden: Man skal træne, før man bliver bedre.

Copilot valgt pga. datasikkerhed og brugervenlighed

Det var vigtigt for DGI at vælge det rigtige AI-værktøj med udgangspunkt i organisationens konkrete use cases. Valget faldt på Copilot af to primære årsager: datasikkerhed og brugervenlighed.

Datasikkerhed var et afgørende succeskriterie. DGI havde brug for et værktøj, hvor organisationen kunne arbejde trygt med AI, og hvor data blev håndteret inden for en sikker ramme. Med Copilot kunne Microsoft give DGI den nødvendige sikkerhed for, at data bliver i egen tenant.

Det andet succeskriterie var brugervenlighed. DGI ønskede en bred adoption, hvor mange medarbejdere kunne lykkes med at bruge AI til simple, værdiskabende opgaver. Det kunne for eksempel være mødereferater fra Teams-møder, hjælp til udkast til nyhedsbreve eller formulering af SoMe-opslag.

For DGI var pointen, at Copilot skulle spare tid på opgaver, som mange medarbejdere løser i hverdagen – tid, der i stedet kunne bruges på organisationens medlemsforeninger.

Personaliserede use cases giver mening for medarbejdere

For at gøre brugen af Copilot konkret fokuserede DGI på at udarbejde personaliserede use cases, der passede til organisationen og medarbejdernes funktioner.

Det handlede ikke om at personalisere på individniveau, men på funktionsniveau. Når en medarbejder kunne genkende sin egen rolle og sine egne opgaver i en use case, blev værdien af Copilot tydeligere. Det gjorde det lettere at forstå, hvornår værktøjet kunne bruges, og hvordan det kunne understøtte konkrete arbejdsgange.

I første omgang fokuserede DGI på forholdsvist simple, men gode use cases. Det gjorde det muligt at komme hurtigt i gang og skabe en positiv brugeroplevelse, hvor medarbejderne kunne mærke værdien tidligt i forløbet.

”Jo mere man kan personalisere sine use cases – ikke på individniveau, men på funktionsniveau – jo mere kan medarbejderne se meningen med dem, og jo mere effektiv bliver adoptionen af Copilot.”

Martin Holmqvist Olsson, Medlem af DGI’s Nationale AI-gruppe

Standardiserede use cases var ikke nok

Behovet for personaliserede use cases blev tydeligt i forbindelse med DGI’s prompt-træning. Prompt-træningen var et væsentligt element i de workshops, der indgik i uddannelsen af DGI’s ca. 600 medarbejdere i brugen af Copilot.

Her viste det sig hurtigt, at standardiserede use cases ikke var tilstrækkelige. Opgaverne og behovene varierede på tværs af medarbejdergrupper. Det, der var relevant for en konsulent, var ikke nødvendigvis relevant for en koordinator – og omvendt.

Derfor blev prompt-træningen delt op, så DGI kunne arbejde med use cases, der passede bedre til de enkelte funktioner og til den dagligdag, medarbejderne stod i. Forskellige medarbejdergrupper var med til at beskrive konkrete arbejdsopgaver, hvor Copilot kunne bringes i spil.

Tilgangen byggede på learning by doing. Medarbejderne skulle ikke kun høre om mulighederne med Copilot – de skulle arbejde med dem i en kontekst, der gav mening for deres egen rolle.

‘A Day in the Life of…’ relaterer use cases til dagligdagen

Med Mjølners koncept ’A Day in the Life of…’ tog DGI arbejdet med personaliserede use cases et skridt videre. Her blev de enkelte use cases sat ind i en konkret hverdagskontekst for tre typiske medarbejderprofiler hos DGI: Maria, idrætskoordinator; Martin, idrætskonsulent; og Daniel, kommunikations- og marketingkonsulent.

Idéen var at følge hver medarbejder gennem en typisk arbejdsdag og vise, hvilke opgaver de skulle løse — og hvordan Copilot kunne understøtte arbejdet gennem relevante use cases.

På den måde blev Copilot ikke præsenteret som et abstrakt AI-værktøj, men som en praktisk hjælp i konkrete situationer. Det gjorde det lettere for medarbejderne at koble funktionaliteten til deres egne opgaver og se, hvor værktøjet kunne skabe værdi.

”Mjølners koncept med ’A Day in the Life of…’-beskrivelser er et stærkt formidlingsværktøj, der fungerer rigtigt godt. Vi fik sat de enkelte use cases i kontekst, så medarbejderne kan koble dem direkte til deres egen arbejdsdag og opgaver,” siger Martin Holmqvist Olsson.

Mjølner bidrog både med indhold, viden om funktionaliteten i Copilot og erfaring med udrulning af it-systemer. Samarbejdet hjalp DGI med at gøre Copilot mere nærværende, konkret og anvendeligt for medarbejderne.

Om kunden

DGI er en idrætsorganisation med flere end 6.700 lokale idrætsforeninger, der tæller over 1,8 millioner idrætsudøvere. DGI arbejder målrettet for at styrke motion og breddeidræt i Danmark.